Создание таблиц, ключевых полей и связей в СУБД ACCESS

Скачайте и откройте заготовку базы данных "Поликлиника"


Результаты практической работы "Атрибуты сущностей":

Фамилия, имя	Оценка
Абросімова Діана	9
Асанова Софія	9
Батченко Катерина	7
Бурлака Єлизавета	8
Бут Дарія	9
Горох Марія	6
Громова Анастасія	11
Денисов Артур	10
Іванова Вікторія	7
Каліта Єлизавета	7
Катеринич Данило	10
Ковда Олександра	10
Кузьменко Ярослав	9
Левченко Олена
Михайлусь Олександра	10
Нагорняк Артем	7
Нелєпов Євгеній	10
Нужна Яна	8
Овсяннікова Дар’я	9
Петренко Ольга	11
Плетньова Дарія	9
Покотілов Вадим	9
Рибалкіна Анетта	10
Римарчук Станіслав	8
Робота Максим	6
Свірш Влада	10
Хілько Єлизавета	7
Циганок Анастасія	9
Чумак Яна	10
Юрковський Нікіта	10

Подробнее вы можете познакомиться с этапами создания базы данных в Access с помощью авторского курса Владимира Ткаченко (разделы 2.4.2. Создание базы данных (структуры таблиц) в Access 2007 и 2.4.3. Установка связей между таблицами БД).

MS Access работает со следующими объектами:

- таблицами

- формами

- запросами

- отчетами

Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу. 

Форма не является самостоятельным объектом MS Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запрос – объект БД, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет – объект БД предназначенный для печати данных.

Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму, напечатать отчет).

Модуль – это программа, написанная на специальном языке.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени не более 64 символов, включая русские буквы и пробел (исключение – точка и некоторые специальные символы).

Как создать новую базу данных в Access?

Дайте команду Файл--Создать --Новая база данных -- Создать

На  основе шаблона пустой базы данных будет сформирована 

новая база с одной пустой таблицей.

Как создать таблицу в Access? 

• В режиме Таблица (сразу открывается при создании базы данных)
• В режиме Конструктора.

Переключение режимов работы с таблицей

Отличие состоит в том, что в режиме Конструктор можно моделировать таблицу, настраивая свойства полей, а в режиме Таблица путем ввода данных в поля приложение автоматически задает свойства. Режимы переключаются на соответствующей кнопке на панели инструментов.

Создать новую таблицу можно командой Создание - Конструктор таблиц

Каждое поле имеет свой тип данных:

•  текстовый - символы
• поле МЕМО - хранение большого количества текста
• числовой - числа
• дата/время – разные форматы даты или времени
• денежный – денежные единицы
• счетчик – автоматическая нумерация
• логический – “да” или “нет”
• поле объекта OLE - можно хранить данные
• гиперссылка - ссылки
• вложение – для добавления одного или нескольких файлов
• мастер подстановок - это поле в таблице, значение которого загружается из другой таблицы или из списка значений

Создание таблицы в режиме конструктора

Для каждого типа данных рассматривается свой набор свойств. При построении таблицы в конструкторе свойства отображаются в нижней части окна.

Подробнее смотрите в учебном видео:

Как сделать поле ключевым?

Ключевые поля обычно имеют тип Счетчик (Автонумерация) или Число.  Чтобы сделать поле ключевым, нужно поместить курсор на строке поля и нажать кнопку Ключевое поле на панели Конструктор:

Определение ключевого поля в Конструкторе таблиц

Если требуется сделать ключевыми не одно, а несколько полей, то перед тем, как нажать кнопку Ключевое поле, нужно выделить нужные строки протягиванием мыши по заголовкам строк:

Выделение группы ключевых полей

Подробнее смотрите в учебном видео:

Как создать связи между таблицами?

База данных содержит одну и более таблиц. Таблицы связаны между собой в единое целое посредством Схемы данных. Схема данных – это  самостоятельный документ в файле базы данных, имеющий собственное окно. В этом окне можно создать, просмотреть, изменить и разорвать связи между таблицами, которые помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты. Окно документа Схема данных открывается с помощью команды Работа с базами данных--Схема данных.

Работа в конструкторе Схемы данных

Чтобы создать связь, нужно выделить в одной таблице нужное поле мышкой и перетащить на нужное поле в другой таблице.

Чтобы отменить неправильно созданную связь, нужно вызвать контекстное меню связи и выбрать команду Удалить:

Подробнее смотрите в учебном видео:

Как создать форму?

Формы  -  одно из основных средств, для работы с базами данных в Access – используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования (Создание – Другие формы – Мастер форм).

Выбор режима Мастер форм

В режиме Мастера форм нужно выбрать те поля из таблиц или запросов, которые будут отображаться на форме, указать способ группировки данных и вид отображения данных в окне формы и дать форме имя. Подробнее смотрите в учебном видео: